O planejamento orçamentário é um provisionamento de recursos para as atividades a serem realizadas. Este plano não pode ser realizado de maneira indiscriminada pelo gestor financeiro, pois deve levar em conta o plano operacional da empresa. O plano deve ser feito de forma setorizada, descrevendo claramente o quanto de recurso será disponibilizado a cada área.

Além da organização das finanças da empresa e da boa condução dos processos gerenciais, o planejamento orçamentário e financeiro ajuda em outros pontos chave para o sucesso organizacional. Este planejamento pode ser considerado como uma das melhores ferramentas para ajudar no processo de tomada de decisão em uma empresa.

Precisamos entender que ele é um dos pilares da gestão orçamentária que por sua vez estuda como planejar e monitorar sistematicamente os resultados financeiros de sua empresa. É necessário projetar as receitas, custos, despesas e investimentos que sua empresa estima para os próximos meses ou anos à frente. É como uma “contabilidade de trás para frente”, pois a contabilidade se preocupa em registrar as entradas e saídas financeiras que já ocorreram, enquanto o planejamento orçamentário busca “antecipar o futuro”, para que sua empresa possa se preparar melhor para o que está por vir.

Não há como expandir a empresa sem um bom planejamento orçamentário. É necessário que o gestor financeiro direcione recursos para a operação e para as ações de expansão. Caso não haja a correta separação dos valores, a companhia não conseguirá calcular o retorno trazido pelas melhorias. Sem o correto cálculo de retorno, é pouco provável que investimentos viáveis sejam feitos.

O gerenciamento de crises deve ser feito com base nos recursos vigentes, caso contrário, as possibilidades de complicação serão aumentadas. É importante que se tenha um mapeamento dos recursos vigentes, o qual poderá ser adaptado para a captação de mais recursos para a solução da crise. Caso não exista um planejamento prévio, pode ser que a empresa entre em total descontrole durante a crise.

Empresas com planejamento orçamentário bem feito crescem de maneira sustentável. Isso significa financiar a expansão da companhia com recursos gerados por sua própria operação. Quando uma empresa recorre sempre a fundos externos para crescer, ela não está crescendo de forma sustentável, mas sim, através de aportes de terceiros. A captação de recursos externos deverá ser feita no valor mínimo e ao menor custo possível. Disponibilizados todos os recursos, a empresa poderá executar seu plano normalmente.

Ao montar o orçamento é preciso lembrar de todos os aspectos que mostramos nos artigos sobre finanças.

É preciso ter uma visão dos principais indicadores da economia atualizados: qual a perspectiva da inflação e o impacto nas vendas e custos; do crescimento do PIB e como isso se refletirá no crescimento da empresa. Quais os custos e despesas mais relevantes e que são cruciais para implementar a estratégia do modelo de negócio.

Uma questão que precisa ser levantada para a realização do planejamento orçamentário e financeiro é o custo operacional rateado. O custo rateado permite ao gestor, saber o quanto cada área precisará para operar em condições normais. Deve-se avaliar também os planos de investimento e distribuir os recursos proporcionalmente ao consumo nas áreas-chave da organização. Definido o quanto se consumirá de recursos, é necessário verificar o quanto será possível extrair da própria geração de caixa da companhia.

De maneira geral, orçamento de uma empresa geralmente é composto por: Planejamento de Vendas; Projeção de Deduções de Vendas; Orçamento de Custos de Produção; Orçamento de Gastos com Pessoal; Orçamento de Despesas Operacionais e Orçamento de Investimentos.

O modelo de negócios da empresa vai definir qual dos itens acima deve-se colocar mais esforço. Por exemplo, se sua empresa possui muitos funcionários e os gastos com salários e benefícios representam o maior percentual das despesas, é aí que deverá focar para aproveitar oportunidades. Mas se, por exemplo, sua empresa é uma indústria que tem seus custos produtivos associados a um pequeno grupo de matérias-primas, pode ser que as melhores chances de reduzir custos com um bom planejamento orçamentário estejam neste ponto.

Após a elaboração do orçamento pelas áreas, com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa: DRE Projetado; Projeção de Fluxo de Caixa e Projeção de Balanço Patrimonial.

Lembrando que na DRE acompanhamos o movimento cadenciado entre receitas de bens ou serviços e seus custos e despesas com o objetivo de lucro. Ela é uma demonstração dedutiva, quer dizer que a sua forma de apresentação traz um conjunto de informações, iniciada pelo seu faturamento (receitas) com uma sequência de grupos, que vão na sua maior parte deduzindo valores da receita inicial, até chegar a um resultado.

Sua elaboração precisa seguir o regime de competência, ou seja:

• as receitas e os rendimentos serão reconhecidos no período em que ocorrerem não importando o seu recebimento;

• os custos, despesas, encargos e perdas, pagos ou incorridos, correspondentes a essas receitas e rendimentos.

A legislação impõe que a DRE discrimine:

• a receita bruta das vendas e serviços, as deduções das vendas, os abatimentos e os impostos;

• a receita líquida das vendas e serviços, o custo das mercadorias e serviços vendidos e o lucro bruto;

• as despesas com as vendas, as despesas financeiras, deduzidas das receitas, as despesas gerais e administrativas, e outras despesas operacionais;

• o lucro ou prejuízo operacional, as outras receitas e as outras despesas;

• o resultado do exercício antes do Imposto sobre a Renda e a provisão para o imposto;

• as participações de debêntures, empregados, administradores e partes beneficiárias, mesmo na forma de instrumentos financeiros, e de instituições ou fundos de assistência ou previdência de empregados, que não se caracterizem como despesa;

• o lucro ou prejuízo líquido do exercício e o seu montante por ação do capital social.

Por isso antes de chegarmos à linha final onde é demonstrado o lucro ou prejuízo, acompanharemos o registro de diversas transações entre receitas operacionais e despesas operacionais, a fim de apuração do resultado do exercício.

Também devemos lembrar do fluxo de caixa operacional: que se refere ao fluxo de caixa resultante das atividades diárias de produção e vendas. Os gastos de capital são gastos líquidos com ativos não circulantes (as compras de ativos não circulantes menos as vendas de ativos não circulantes). E a variação do capital circulante líquido é medida como a variação líquida do ativo circulante em relação ao passivo circulante no período examinado. A seguir temos um detalhamento maior de cada componente:

Fluxo de caixa operacional: deve-se calcular as receitas menos os custos, mas não deduzir a depreciação, porque ela não é uma saída de caixa, nem incluir juros, porque são uma despesa de financiamento. Deve-se incluir os impostos, pois estes são pagos à vista. 

Gastos de capital: Os gastos líquidos de capital são apenas o valor gasto com ativos imobilizados

menos o valor recebido da venda de ativos imobilizados. 

Variação do capital circulante líquido: Além de investir em ativo imobilizado, uma empresa também investirá em ativo circulante. Conforme a empresa muda seus investimentos em ativos circulantes, em geral, seu passivo circulante também mudará. A variação do capital circulante líquido é a diferença entre o capital circulante líquido (CCL) inicial e final. 

Fluxo de caixa para credores e acionistas: Os fluxos de caixa para credores e acionistas representam os pagamentos líquidos a credores e proprietários durante o ano. O fluxo de caixa para os credores são os juros pagos menos os novos empréstimos líquidos, e o fluxo de caixa para os acionistas são os dividendos e juros sobre o capital próprio pagos aos acionistas menos os aumentos de capital realizados pelos acionistas. 

Já no Balanço Patrimonial, conforme vimos, é demonstrando de forma clara e objetiva a situação financeira de uma empresa, desde que sejam considerados de forma adequada os ativos e passivos, que são representados pelos bens, direitos, obrigações. 

Esse demonstrativo é importante na avaliação do desempenho de uma empresa, diria que é fundamental na análise do dia a dia, para acompanhar os recursos e como eles transitam no caixa da empresa. 

Além de demonstrar os recursos financeiros, auxilia no planejamento estratégico, no planejamento tributário, e em qualquer tomada de decisão.

De forma bem sucinta, podemos dizer que a Projeção de DRE mostra o quanto de lucro sua empresa vai gerar. Já a Projeção de Fluxo de Caixa mostra o quanto a empresa vai ter de dinheiro em caixa para honrar seus compromissos com funcionários e fornecedores. Por fim, a Projeção de Balanço Patrimonial nos diz o quanto a empresa irá acumular de riqueza no período projetado, expandindo ou não seu patrimônio.

Além dos três demonstrativos, uma vez pronto o Planejamento Orçamentário, também podemos extrair alguns dos Indicadores de Desempenho (projetados) que vão nos ajudar a entender de forma bem objetiva se os planos traçados para sua empresa fazem sentido ou não. Por exemplo, podemos extrair indicadores de liquidez, de giro da operação e dos ativos, medidas de lucratividade, endividamento e valor de mercado.

Existem diversos tipos de KPIs que fornecem uma série de informações que podem estar encaixadas em categorias. Dentre alguns deles, podemos citar:

• Indicadores de produtividade: que podem estar relacionados à produtividade hora/colaborador, hora/máquina. Ou seja, estão ligados ao uso dos recursos da empresa com relação às entregas.

• Indicadores de qualidade: andam juntos com os indicadores de produtividade, pois ajudam a entender qualquer desvio ou não conformidade que ocorreu durante o processo produtivo. Um exemplo de indicador de qualidade pode ser considerado o nível de avarias, onde a quantidade de avarias ocorridas durante um período é comparada com o nível de aceitação estabelecido.

• Indicadores de capacidade: eles medem a capacidade de resposta de um processo. Podemos citar como indicadores de capacidade a quantidade de produtos que uma máquina consegue embalar durante um determinado período.

• Indicadores estratégicos: eles auxiliam na orientação de como a empresa se encontra com relação aos objetivos que foram estabelecidos anteriormente. Eles indicam e fornecem um comparativo de como está o cenário atual da empresa com relação ao que deveria ser.

Portanto, o processo do planejamento orçamentário e financeiro é a ferramenta que garantirá a operação regular da empresa ao longo do ano. Sua execução é essencial para o correto gerenciamento das finanças da organização. Apenas o planejamento bem feito, permitirá a perenidade e o crescimento da companhia.

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